FAQ

Vous trouverez ici toutes vos réponses sur le fonctionnement de l’association et de l’épicerie !

ADHERER

Comment faire pour adhérer à l'épicerie ?

Deux options s’offrent à vous :

  • Rejoignez la prochaine réunion d’information du collectif pour adhérer (date sur la page d’accueil). Nous nous ferons le plaisir de vous expliquer le fonctionnement de la future épicerie, vous rencontrerez des membres actifs de la koop et pourrez directement remplir votre bulletin d’adhésion à accompagner d’un chèque de 100€ (également payable en trois fois) pour la cotisation (remboursable en cas de départ de la koop).
  • Enregistrez votre adhésion directement sur notre page HelloAsso : https://www.helloasso.com/associations/nouvelle-koop. Vous serez ensuite conviés à une réunion de formation lors de laquelle nous vous présenterons le fonctionnement de l’association et de l’épicerie en détail (avec notamment le fonctionnement de la caisse). Vous pourrez nous poser toutes vos questions !
A quoi servent les 100€ de l'adhésion ? Pourquoi y a-t-il des cotisations mensuelles ?

Les 100€ de cotisations de chaque foyer adhérent vont servir à financer les premiers achats de marchandise de l’épicerie, le matériel nécessaire à son bon fonctionnement (balance, caisse enregistreuse, extincteurs, etc.) et payer les premières charges (assurance du local, ouverture des compteurs d’eau et d’électricité, etc.).

La cotisation mensuelle permet aux adhérents d’acheter les produits dans l’épicerie sans qu’une marge soit appliquée sur les produits. 

Quels sont mes engagements en tant qu'adhérent ?

Pour pouvoir faire ses courses à l’épicerie, il faut s’engager sur les trois points suivants :

  • devenir adhérent à l’association en payant une cotisation de 100€ (remboursable en cas de départ)
  • s’acquitter d’une cotisation mensuelle de 12 ou 15€ par mois (payable par virement bancaire sur le compte de la koop). Cette cotisation permet ensuite aux adhérents d’accéder aux produits à prix coûtant (sans marge). Pour un foyer composé d’un adulte (ou pour un foyer rencontrant des difficultés financières), la cotisation mensuelle s’élève à 12€. Pour un foyer composé de deux adultes ou plus, elle s’élève à 15€.
  • participer 3 heures tous les mois à son fonctionnement. Ce nombre d’heures peut être réparti au sein du foyer.
Que se passe-t-il si le projet ne se lance pas ou tombe à l'eau ? Vais-je récupérer mes 100€ ?

Si le projet tombe à l’eau pour X ou Y raison, les adhérents récupèreront leurs cotisations de 100€. Si au moment de l’ouverture, l’épicerie n’a pas rassemblé a minima 80 adhérents, le projet s’arrêtera et les adhérents récupèreront leur cotisations.

Si au moment de l’ouverture, nous n’avons qu’entre 80 et 100 foyers adhérents, l’épicerie ouvre mais la cotisation mensuelle sera augmentée d’environ 2,5€ par mois jusqu’à temps qu’on atteigne les 100.

J'ai entendu dire que l'épicerie serait ouverte aux campeurs l'été...

L’épicerie sera en effet accessible aux campeurs.euses et visiteurs non adhérent.e.s pendant la période estivale (à priori de mi-juin à mi-septembre). Ils ou elles n’auront néanmoins pas accès aux produits à prix coûtant (contrairement aux adhérent.e.s). Lors de leur passage en caisse, ils ou elles paieront un prix différencié pour chaque produit, sur lequel une marge sera appliquée.

Afin de garantir des horaires d’ouverture adaptés à un plus large public, un.e salarié.e pourra être embauché.e sur la période. 

L’EPICERIE

L’épicerie Olakoop fonctionnera-t-elle comme un magasin normal ?

Oui et non. Vous retrouverez chez Olakoop tous les produits essentiels du quotidien (alimentation frais et sec, produits d’hygiène et d’entretien, etc.). 

La différence réside dans le fait que les produits seront sélectionnés selon la charte de valeur du collectif (à retrouver dans l’onglet Charte des produits) et que l’épicerie n’a pas d’employés. Les membres adhérents sont ceux qui vont effectuer bénévolement toutes les actions nécessaires à son bon fonctionnement.

Quels types de produits vais-je trouver chez Olakoop ?

L’éventail des produits proposés par la koop est celui que l’on trouve habituellement dans une épicerie avec les rayons suivants (ceux-ci peuvent évoluer) :

  • fruits et légumes
  • boulangerie
  • frais (crèmerie, volaille, charcuterie, oeufs, etc.)
  • épicerie salée (huiles, pâtes, riz, légumineuses, farines, fruits secs, condiments, etc.)
  • épicerie sucrée (miel, confiture, céréales petit déjeuner, sucre, biscuits, etc.)
  • conserves (légumes, poissons, viandes, etc.)
  • produits végétariens et végétaliens (vegan)
  • boissons (laits, jus, sodas, café, thé, infusions, vin, bières, etc.)
  • hygiène (savon, shampoing, dentifrice, etc.)
  • entretien de la maison (papier toilette, produits ménagers, etc.)

Seront disponibles en pré-commande les produits frais sensibles comme le poisson ou la viande.

Le collectif a choisi de privilégier le vrac pour un maximum de ses produits. Des contenants seront disponibles à l’achat sur place.

Comment sont choisis les produits que je vais trouver à l'épicerie ?

C’est l’équipe Produit qui s’en charge ! Chaque produit est soigneusement choisi afin de compléter les rayons présentés ci-dessus et selon la charte validée par le collectif qui suit les critères suivants (utilisés comme des filtres dans la sélection) : 

  1. Bio, en conversion, agriculture propre
  2. Le plus local possible
  3. Zéro déchet
  4. De saison
  5. Circuit court
  6. Lien humain
  7. Prix
Quels seront les prix des produits que l'on trouvera chez Olakoop comparé à un magasin bio et/ou local ?

En contrepartie de la cotisation mensuelle, les adhérents de l’épicerie auront accès à ses produits à prix coûtant (sans marge). 

L’équipe PRODUITS est actuellement en train de définir le catalogue de produits. Elle réalise une étude de marchés sur les différents produits que l’on souhaite retrouver dans l’épicerie en comparant les prix de ces produits dans les magasins traditionnels, bio et locaux pour identifier des produits intéressants pour le consommateur avec une juste rémunération pour le producteur.

A quels horaires sera ouverte la koop ?

Le collectif a décidé que l’épicerie ouvrirait :

  • tous les jours de 17h à 20h du lundi au vendredi
  • le samedi matin de 10h à 13h
  • le mercredi matin (optionnel – si assez d’épiciers disponibles)

Ces horaires sont susceptibles d’évoluer après les premiers mois d’ouverture pour maximiser la satisfaction de tous !

ORGANISATION DU BENEVOLAT

Quelles seront les tâches à effectuer pendant mes 3 heures de bénévolat ?

Plusieurs groupes de travail ont été structurés pour faire fonctionner l’épicerie. Cependant, afin que chacun comprenne bien le fonctionnement de l’épicerie, chaque adhérent.e rejoignant l’association est tenu.e d’occuper un poste d’épicier à minima 6 mois avant de prétendre à un autre poste d’un groupe de travail transverse (ex: Comptabilité / Finance, Achats, etc.). 

Les membres ne sont jamais obligés d’effectuer des tâches qu’ils ne peuvent pas ou ne souhaitent pas faire. Qui fait quoi au sein de l’équipe se décide en concertation entre membres de l’équipe, en prenant en compte leurs souhaits, leurs capacités physiques et les besoins de l’épicerie.

  • Faire tourner la boutique : Les épicier(e)s (a minima 64 – comme notre département !)

Les épicier(e)s s’occupent de tenir la boutique sur les créneaux d’ouverture. Pendant 3h, un binôme tient la caisse, vérifie et complète les rayonnages, contrôle les dates de péremption et l’état des fruits et légumes, organise les réductions le cas échéant, assure l’hygiène et l’entretien courant, etc.

  • Entretien et hygiène

L’épicerie obéit aux mêmes exigences que tout autre commerce travaillant avec des denrées alimentaires. Le groupe est organisé en binômes et intervient idéalement en dehors des horaires d’ouverture de l’épicerie. Chaque semaine, 2 adhérent(e)s se répartissent les différentes tâches utiles à l’entretien de notre belle épicerie. Les tâches principales sont le ménage, s’assurer du bon fonctionnement des vitrines réfrigérées et de la chambre froide, du respect des règles d’hygiène (produits utilisés, matériels autorisés ou non, état des lieux au quotidien…).

  • Achats / Produits

C’est le groupe qui assure le ravitaillement de l’épicerie en bons produits ! C’est grâce à eux que nous découvrons régulièrement des nouveautés dans nos rayons !

Leur rôle : assurer le suivi des stocks sur Odoo (le logiciel de caisse) mais surtout être en contact avec les producteurs et fournisseurs, passer les commandes, s’assurer de leur livraison, être à l’écoute des envies du collectif, etc.

  • Etiquetage, stocks réels et inventaires

Ce groupe a pour mission de vérifier et mettre à jour l’étiquetage des produits dans les rayons, d’aider le groupe des acheteurs(euses) en contrôlant les stocks réels présents au local pour les confronter aux stocks informatiques Odoo et, deux fois par an, d’organiser les inventaires en faisant appel à des bénévoles motivé(e)s.

  • Livraisons

Une fois les marchandises commandées, elles sont livrées au local ou attendent chez le producteur qu’on aille les chercher. Pour celles qui sont livrées, les réceptionnaires s’assurent qu’elles sont conformes au bon de livraison, les mettre en rayon ou en réserve et contrôlent l’étiquetage. Le groupe se réunit au local les jours de livraison, en dehors des heures d’ouverture de la boutique.

Parfois, les producteurs ne peuvent pas nous livrer alors c’est à nous d’aller les chercher. C’est le boulot des livreurs(euses). En lien avec les acheteurs(euses), ils partent avec leur véhicule personnel (frais kilométriques remboursés), muni du bon de commande et du matériel nécessaire fourni par la koop chez les producteurs concernés.

  • Comptabilité / Finance

Les gestionnaires-comptables ont pour mission de rapprocher les différents documents comptables, tels que bons de commande, bons de livraison et factures afin de vérifier la concordance entre eux. Une fois tout en ordre, les documents sont classés car susceptibles d’être utiles à notre expert-comptable.

  • Communication

Le rôle de cette équipe ? Assurer notre visibilité externe et notamment sur les réseaux sociaux, faire le lien avec les médias, organiser et/ou participer à des événements, etc. Ses membres sont également en charge de la communication interne. Les bilingues ou trilingues (français/euskara/espagnol) sont plus que recherchés dans ce groupe !

  • Informatique

Notre équipe “Informatique” identifie et déploie tous les outils numériques nécessaires au bon fonctionnement de la koop (site internet, portail adhérent, drive partagé, logiciel de caisse, etc.) et est responsable de la formation à ces outils.

A t-on besoin de formation(s) avant d'adhérer ?

Seulement une courte formation au logiciel de caisse si vous êtes épiciers ! Autrement, les autres adhérents vous expliqueront le fonctionnement ! 

Comment fonctionne le planning des épiciers ? Vais-je pouvoir choisir un créneau qui me convient ?

Un mois comprend quatre cycles de semaines, désignées respectivement par les lettres A, B, C, D. Quand un membre rejoint la koop, il choisit un créneau horaire de service, un jour de la semaine et un cycle de semaines (A, B, C ou D). Par exemple : 17h-20h, jeudi, semaine D. Cela veut dire qu’il retrouvera son équipe tous les jeudis des semaines du cycle D, à 17h. Les membres de chaque équipe font leurs services ensemble toute l’année, créant ainsi des relations de long terme et apprenant à collaborer.

Pour choisir son créneau horaire, il est important de penser avant tout à sa disponibilité, puis de lister les créneaux possibles par ordre de préférence. Le premier créneau choisi ne sera peut-être pas libre au moment de la souscription, mais cela ne veut pas dire qu’il ne se libérera pas plus tard.

Que se passe-t-il si je ne peux pas assurer un créneau sur lequel je me suis engagé ?

Chaque membre doit assurer son service à chaque fois que son créneau horaire revient. S’il ne peut l’assurer lui-même, le membre cherche un remplaçant au sein de la coopérative via les canaux de communication de l’association (whatsapp, emails, etc.).

QUITTER L’ASSOCIATION ET L’ÉPICERIE

Peut-on quitter la koop ? Vais-je récupérer mes 100€ d'adhésion si je pars ?

Les membres peuvent quitter la koop quand ils le souhaitent, quel qu’en soit et le motif. Ils ou elles peuvent demander que leur cotisation initiale de 100€ leur soit remboursée. Ils peuvent aussi en faire don à l’association. Le souhait de quitter la koop doit se faire par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel adressé au Président de l’association.

Le remboursement des 100€ sera effectué dès lors qu’un remplaçant sera identifié (immédiatement si il y a une liste d’attente de personnes souhaitant entrer à la koop).

GOUVERNANCE & GESTION

Comment se passe la gouvernance de l'épicerie ? Puis-je / dois-je y participer ?

Chaque adhérent(e) est décisionnaire de l’association. Tu es à jour de ta participation et tu as payé ton droit d’entrée, tu peux donc prendre la parole et des décisions lors des Assemblées Générales et des réunions du collectif, si tu en as envie bien sûr.

L’AG annuelle ordinaire a lieu une fois par an mais d’autres AG peuvent être organisées à la demande des membres ou du Conseil d’Administration. On y fait un point sur les avancées et la situation du collectif et on y valide les grandes orientations. Nous y sommes tous égaux, chaque voix compte et doit être entendue.

Le CA, ouvert à tous les adhérent(e)s qui souhaitent y participer, n’a pas de pouvoir décisionnaire. Il a un rôle de régulateur du collectif et est force de proposition. La participation au CA n’est pas comptée dans les 3h contractuelles, sauf pour les co-trésorier(e)s dont la tâche est chronophage et pour lesquels le collectif considère que cela équivaut à un créneau de 3h.

Le CA est désigné en Assemblée Générale, sur la base du volontariat. Le bureau est élu par le CA et se compose de : coprésident(e)s, co-trésorier(e)s et co-secrétaires qui sont les représentants de l’association.

Que se passe-t-il en cas de déficit à la fin de l’année ? et en cas de résultat positif ?

En cas de déficit (ce qui n’arrivera bien évidemment pas !) il sera demandé aux adhérents une cotisation additionnelle mais exceptionnelle qui sera égale au montant du déficit divisé par le nombre d’adhérents.

En cas de résultat positif (ce qui arrivera bien évidemment) nous déciderons collectivement comment sera (bien) utilisé cet argent disponible. Exemples : réinvestissement, baisse des cotisations mensuelles, réserve pour la trésorerie/fonds de roulement, soutien aux producteurs avec lesquels nous travaillons, aide à une association… Dans tous les cas, cet argent sera bien utilisé et en accord avec nos valeurs.

Par quelle(s) assurance(s) l’épicerie et les adhérents qui vont y “travailler” sont-ils couverts ?

L’association va contracter une assurance pour le local qui couvrira les éventuels problèmes qui toucheraient les bénévoles pendant leurs créneaux. Tout est prévu dans les contrats proposés chez les assureurs.